Nawyk bycia zorganizowanym – jak zaplanować tydzień?
Z dzisiejszego wpisu dowiesz się:
– Matryca zarządzania czasem
– Czym jest matryca zarządzania czasem i jak z niej korzystać
– Ważne pytania
– Sposoby zarządzania macierzą zarządzania czasem
– Przykład działań
Przyjmując macierz zarządzania czasem , może nie tylko wykonywać swoją pracę na czas, ale możesz też przyjąć nawyk bycia zorganizowanym.
W opracowanie matrycy zarządzania czasem zaangażowane były dwie osoby.
Wprowadził ją Dwight D. Eisenhower, który uważał, że priorytet jest związany zarówno z ważnością zadania, jak i jego pilnością. Im wyższy przypisany priorytet, tym więcej uwagi i czasu na niego zasługuje.
Drugą kluczową osobą jest Stephen Covey, który spopularyzował i rozszerzył matrycę Eisenhowera. Doszedł on do wniosku, że skuteczne strategie zarządzania nie polegają na zarządzaniu samym czasem. Chodzi raczej o to, jak skupiać uwagę i ustalać priorytety.
W matrycy zarządzania czasem Coveya każdemu zadaniu, czynności lub odpowiedzialności przypisuje się sekcję w matrycy z czterema kwadrantami. Kryteria, według których to się robi, to:
Kwadrant 1: Pilne i ważne
Kwadrat 2: Niepilne, ale ważne
Kwadrat 3: pilny, ale nieważny
Kwadrat 4: Niepilne i nieważne
1: Konieczność
Kwadrant 1 grupuje działania i zadania, które są krytyczne i wymagają natychmiastowej uwagi. Oczywiste jest, że wszystko, co mieści się w tej kategorii jest bardzo ważne i zasługuje na niezbędny czas i skupienie. To przecież jest w nazwie: pilne i ważne.
Przykładami działań, które należą do tego kwadrantu, są zaplanowane wcześniej spotkania z klientami, usprawnienia do wdrożenia, rozwiązywanie pilnych problemów itp. Osoby wysoce efektywne powinny zaczynać od zadań z tego kwadrantu.
2: Nadzwyczajna produktywność
Zadania w tym kwadrancie są ważne, ale nie pilne. Tendencją w przypadku działań należących do tej kategorii jest odkładanie ich na później.
W idealnej sytuacji te ważne zadania powinny mieć priorytet i być traktowane jako podstawowe. Są to działania strategiczne o największym wpływie. Praca nad nimi wzmocni Twój biznes i doprowadzi do wzrostu i rozwoju osobistego.
Przykładem działania z kwadrantu 2 jest planowanie projektu. Jest to coś, co często odkładamy na później, ale co jest niezbędne dla zrównoważonego wzrostu.
3: Rozproszenie uwagi
Kwadrant 3 zawiera działania, które są pilne, ale nieistotne w dłuższej perspektywie. Są to rzeczy, które są widoczne w naszych umysłach, ale służą głównie do rozpraszania uwagi.
Ponadto, często są one uważane za przyjemne lub łatwe i dlatego mają tendencję do nadawania priorytetów. Po bliższym przyjrzeniu się, mogą zostać usunięte z harmonogramu pracy.
Wyeliminowanie wszystkich tych zadań Q3 jest prawdopodobnie niemożliwe. Mimo to, ważne jest, aby zmniejszyć ich liczbę tak bardzo, jak to możliwe. Jednym ze sposobów, w jaki można to zrobić jest delegowanie ich. Innym rozwiązaniem jest grupowanie i wykonywanie wielu z tych mniejszych zadań razem.
Aktywne zaplanowanie jednej godziny na odpowiadanie na maile jest bardziej efektywne niż odpowiadanie na nie pojedynczo w ciągu dnia. Nie daj się rozproszyć etykietą “pilne” w temacie wiadomości.
4: marnotrawstwo
Zadania z 4 kwadratu nie są ani pilne, ani ważne. Zasadniczo są to pożeracze czasu.
Naucz się odpuszczać. Odpuść sobie rozpraszanie uwagi. Nadając pożeraczom czasu mniejszy priorytet, możesz osiągnąć więcej, zarówno pod względem ilości, jak i jakości.
Gdzie spędzasz swój czas?
- Wypisz zadania z terminami
- Zidentyfikuj swoje kamienie milowe .
- Być świadomym
- Naucz się odmawiać mniej ważnym rzeczom
- Sprawdzaj swój wynik co tydzień.
- Zidentyfikuj brakujące obszary.
Sposoby zarządzania macierzą zarządzania czasem
Znając macierz zarządzania czasem, musisz wiedzieć, jak skutecznie z niej korzystać. Oto kilka wskazówek dotyczących korzystania z poniższej macierzy zarządzania czasem lub zarządzania nią.
Niebezpieczeństwo polega na poświęcaniu im zbyt wiele czasu, co prowadzi do marnowania cennego czasu. Działania z tej kategorii powinny być ograniczone do minimum.
Każdy kwadrant matrycy zarządzania czasem jest wynikiem kombinacji pilne/niepilne i ważne/nieważne.
Zastosowanie matrycy do zarządzania czasem w miejscu pracy prowadzi do wielu korzyści:
Zwiększona produktywność: Metoda ta pomaga w organizowaniu i kategoryzowaniu działań. Przypisanie zadania do jednego z czterech kwadrantów pomaga zdecydować, czy należy nadać mu priorytet, zaplanować, czy nawet wyeliminować. Buduje to efektywność i koncentruje uwagę na tym, co najważniejsze. Tworzenie listy priorytetów pomaga w załatwieniu ważniejszych spraw.
Samodyscyplina.
Samodyscyplina oznacza świadome przejęcie kontroli nad zachowaniem. Ten rodzaj powściągliwości pomaga zastąpić negatywne działania pozytywnymi. Jest wynikiem ustalania priorytetów, organizowania i unikania rozproszeń.
Wyraźne nawyki. Kategoryzowanie działań może wyjaśnić pewne wzorce w zachowaniu. Pomaga to w ocenie czyjegoś zachowania. Identyfikacja wzorców daje wskazówki, gdzie należy wprowadzić zmiany i jakie nawyki rozwijać, a także skupić się na tym, co ważne.
Jeśli dodasz te nawyki wysoce skutecznych ludzi do swojej rutyny, już teraz robisz to lepiej niż większość ludzi.
Podsumowując
Cała idea matrycy zarządzania czasem Coveya polega na stymulowaniu pytań o to, czy dane zadanie jest ważne, czy też jest priorytetem tylko ze względu na jego pilność.
Poprawa umiejętności planowania. Umiejętność nadawania priorytetów zadaniom pozwala na określenie swoich bezpośrednich celów i celów ogólnych. Kiedy priorytety są ustalone w ten sposób, można przypisać tym działaniom realistyczne ramy czasowe.
Matryca Covey’a daje ramy i pewność siebie, aby w razie potrzeby delegować obowiązki i kiedy powiedzieć “nie” nowemu zadaniu.
Po wyraźnym wypisaniu każdego zadania, przypisz terminy, które będą dla Ciebie wskazówką przy ustalaniu priorytetów. Pamiętając o terminach, niektóre zadania mogą wymagać przesunięcia do przodu, podczas gdy inne mogą poczekać.
